Encaisser par Wave et Orange Money sans perdre le fil de ses comptes

Le paiement mobile a simplifié la vie des clients. Il a compliqué celle des commerçants : l'argent arrive dans trois endroits différents et plus personne ne sait où on en est.

Il y a dix ans, la caisse d'une boutique tenait dans un tiroir. On l'ouvrait le matin, on la comptait le soir, et l'écart se voyait tout de suite.

Aujourd'hui, l'argent d'une même journée arrive dans quatre endroits : le tiroir, le compte Wave, le compte Orange Money, et parfois un virement bancaire.

Le résultat est presque toujours le même : plus personne ne sait exactement ce qui est rentré.

Le vrai problème

Ce n'est pas le paiement mobile en lui-même. C'est que chaque canal a son propre historique, dans sa propre application, avec son propre format.

Pour savoir ce que vous avez encaissé hier, il faut ouvrir trois applications, faire trois totaux, se souvenir de ce qui a été payé en espèces, et espérer n'avoir rien oublié.

Personne ne fait ça tous les jours. Alors on ne le fait pas du tout.

La règle de base : une vente, un enregistrement

Peu importe le moyen de paiement, chaque vente doit être enregistrée au même endroit, avec la mention de la façon dont elle a été réglée.

C'est ce qui permet, en fin de journée, de répondre à la seule question qui compte : combien j'ai encaissé aujourd'hui, et par quel canal ?

Sans cette discipline, le paiement mobile devient un trou noir.

Ce qu'il faut pouvoir voir chaque soir

Cinq lignes. Si vous pouvez les remplir en une minute, vous contrôlez votre argent. Sinon, vous l'espérez.

Les trois pièges du paiement mobile

La capture d'écran

Un client vous montre son téléphone : « c'est parti ». La capture est parfaite. Le virement, lui, n'arrivera jamais — parce que la capture vient d'une autre transaction, ou a été retouchée.

Ne remettez jamais la marchandise sur une capture d'écran. Attendez votre propre notification, ou vérifiez votre solde.

Les frais de transaction

Ils sont petits, mais ils s'accumulent. Sur un million de francs encaissés dans le mois, ils représentent une somme qui n'est pas anecdotique pour une petite marge.

Décidez d'une règle claire — vous absorbez, ou vous annoncez avant — et appliquez-la toujours de la même façon.

L'argent personnel et l'argent du commerce

C'est l'erreur la plus courante et la plus coûteuse. Le même compte mobile sert à encaisser les clients et à payer les dépenses de la maison.

Au bout de trois semaines, il est impossible de savoir ce qui appartient au commerce.

Séparez les comptes. Si ce n'est pas possible, notez systématiquement chaque retrait personnel comme une sortie.

Ce que ça change quand c'est en ordre

Les commerçants qui tiennent leurs encaissements par canal constatent trois choses :

• ils repèrent immédiatement un paiement annoncé mais jamais reçu ;
• ils savent quel moyen leurs clients préfèrent, et peuvent adapter ;
• ils arrêtent de découvrir en fin de mois qu'il manque de l'argent sans explication.

Comment StockFinity gère cela

Chaque vente est enregistrée avec son moyen de paiement. La caisse affiche en permanence le solde par poche — espèces, Wave, Orange Money, Free Money, banque — et la clôture du soir vous montre en une page ce qui est entré, par quel canal, et si le compte est bon.

Vous continuez à encaisser comme vous voulez. C'est simplement écrit quelque part.

À lire ensuite : l'ardoise client, pour les ventes qui ne sont pas payées du tout.