Les mentions obligatoires d'une facture au Sénégal (avec un modèle à copier)

Une facture à laquelle il manque une mention peut être refusée par votre client, et vous fait perdre du temps et de l'argent. Voici la liste complète et un modèle prêt à l'emploi.

Un client vous demande une facture. Vous la faites. Il revient deux jours plus tard : « mon comptable ne peut pas la prendre, il manque des informations ».

Vous refaites le document, vous perdez du temps, et le paiement recule d'une semaine.

Cet article liste ce qui doit figurer sur une facture pour qu'elle passe du premier coup.

Les mentions qui concernent votre entreprise

• La dénomination exacte de votre entreprise, telle qu'elle est enregistrée.
• L'adresse complète de votre établissement.
• Le NINEA, qui identifie votre entreprise auprès de l'administration.
• Le numéro de registre du commerce (RC).
• Le téléphone et, si vous en avez une, l'adresse e-mail.
• La forme juridique et le capital social, si vous êtes en société.

Ces informations ne changent jamais : elles doivent être enregistrées une fois pour toutes dans votre outil, pas retapées à chaque facture.

Les mentions qui concernent le client

• Son nom ou sa dénomination sociale.
• Son adresse.
• Son NINEA, s'il s'agit d'une entreprise. C'est ce qui lui permettra de comptabiliser votre facture.

Les mentions du document lui-même

• Un numéro unique, dans une série continue. Pas de trou, pas de doublon, pas de retour en arrière.
• La date d'émission.
• La date d'échéance, si le paiement n'est pas immédiat.

Le numéro est le point le plus souvent bâclé. Une numérotation qui saute des numéros ou qui recommence à zéro chaque mois est un signal d'alerte en cas de contrôle. Laissez le logiciel s'en charger.

Le détail de ce que vous vendez

Pour chaque ligne :

• la désignation précise de l'article ou de la prestation ;
• la quantité et l'unité ;
• le prix unitaire hors taxes ;
• le montant de la ligne.

Puis, en bas :

• le total hors taxes ;
• le taux de TVA et son montant, si vous êtes assujetti ;
• les remises éventuelles, clairement identifiées ;
• le total à payer.

Les conditions de règlement

• Le délai de paiement accordé.
• Le moyen attendu : espèces, Wave, Orange Money, virement.
• Les coordonnées de paiement si c'est un virement.
• Les pénalités en cas de retard, si vous en prévoyez.

Cette section est souvent oubliée. Elle est pourtant votre meilleure protection le jour où un client tarde à payer : sans délai écrit, la discussion devient une question d'interprétation.

Un modèle complet

Voici la structure à reproduire :

L'erreur qui coûte le plus cher

Ce n'est pas l'oubli d'une mention : c'est l'absence de trace.

Une facture donnée sans copie conservée, c'est une vente que vous ne pouvez plus prouver. Si le client conteste, si vous devez justifier votre chiffre d'affaires, ou simplement si vous voulez savoir ce que vous avez vendu le mois dernier, il ne reste rien.

Comment ne plus y penser

Une fois vos informations d'entreprise enregistrées, chaque facture doit se remplir presque seule : numéro attribué automatiquement, mentions reprises, TVA calculée, copie conservée.

C'est le principe de StockFinity : vous saisissez ce que vous vendez, le reste s'écrit tout seul, et la facture part sur WhatsApp avec un lien que votre client peut rouvrir quand il veut.

Pour comprendre le cadre général, lisez aussi : Facture normalisée au Sénégal.